Accounting and Reporting Specialist

Die Deutsch- Türkische Industrie- und Handelskammer sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Buchhalter/in, der / die  das weitere Wachstum der Gesellschaft im strukturellen Aufbau wie auch im Tagesgeschäft unterstützt. Die Funktion ist am Unternehmenssitz in Tarabya/Istanbul angesiedelt.
 
Buchhalter / in  (m/w)

Fachliche Anforderungen:

  • Sie verfügen über ein überdurchschnittlich erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium und haben bereits Berufserfahrung in dem Bereich Finanzen / Administration gesammelt.
  • Sie sind zielorientiert und können in komplexen Strukturen denken und handeln.
  • Sie zeichnen sich durch Ihre hohe soziale sowie interkulturelle Kompetenz aus.
  • Sie sind eine kommunikationsstarke und offene Persönlichkeit, die mit hohem Engagement, Durchsetzungsvermögen und einer ausgeprägten Begeisterungsfähigkeit ihre Projekte verfolgt.
  • Sie beherrschen die türkische, deutsche und die englische Sprachen in Wort und Schrift und sind vertraut mit MS-Office.
  • Sie arbeiten gerne in internationalen Teams.

 
Persönliche Fähigkeiten:

  • Ausgeprägte Sozialkompetenz
  • Analytische Fähigkeiten und hohe Zahlenaffinität
  • Hohe Zuverlässigkeit
  • Selbständige und strukturierte Arbeitsweise
  • Gute Kommunikationsfähigkeit sowie hohe Belastbarkeit
  • Hohe Einsatzbereitschaft sowie sicheres Auftreten
  • Flexibilität

 
Als Spezialist des Finanzwesens bieten wir Ihnen gute Karrierechancen und berufliche Entfaltungsmöglichkeiten.

 

Ihre Aufgaben: 

Buchhaltung Delegation

  • Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle in LINK und Diamant
  • Behandlung der Zuwendungen
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Anmeldung / Abwicklung sämtlicher, die Delegation betreffender Steuervorgänge
  • Unterstützung des Abteilungsleiters als Bezugsperson Delegation zu lokalen Finanz-/ und Steuerbehörden

Rechnungswesen / Forderungsmanagement DEinternational / Delegation / AHK

  • Erstellung / Versand von Rechnungen / Kosten-Beitragsnoten DEinternational / AHK / Delegation (AMAS)
  • Abstimmung der Bankkonten mit Zahlungseingängen
  • Forderungsmanagement inkl. Mahnwesen DEinternational / Delegation / AHK (AMAS). Überfällige Forderungen werden mit den betreffenden Abteilungsleitern abgestimmt. Ansprache dieser Forderungen erfolgt in der Regel über die Abteilungsleiter.

Kostenrechnung   

  • Kostenrechnung und betriebswirtschaftliche Analyse für AHK Türkei, DEinternational und Delegation.  
  • Umlage Gemeinkosten und Verwaltungskosten.  
  • Verarbeitung der Zuwendungen  
  • Der Stelleninhaber versteht den Aufbau der Kostenrechnung und ist in der Lage, diese zu analysieren und die entsprechenden Rückschlüsse / Empfehlungen der GF mitzuteilen.  

Nutzung und Weiterentwicklung der Buchaltungs-/Reportingsoftware

  • Entwicklung AMAS – Vernetzung zur Buchhaltungssoftware LINK in Zusammenarbeit mit internen / externen IT-Dienstleistern.
  • Regelmäßige Schulungen von Mitarbeitern.
  • Vollumfängliche Verantwortung für das DIHK-Reporting-Tool „Kompass“
  • Einpflege aller notwendigen Berichte ./ Planzahlen  

Reporting

  • Erstellung eines wöchentlichen Reports „Angebote / Aufträge / Außenstände / Geldeingänge“ auf Abteilungsebene.
  • Erstellung einer monatlichen Erfolgsrechnung auf Abteilungsebene unter Nutzung von Excel-Sheets.
  • Erstellung eines monatlichen Finanzberichts für Geschäftsleitungen AHK, Delegation und DEinternational, für den DIHK, TOBB und den Vorstand der Handelskammer unter Nutzung der oben genannten Berichte.
  • Aufbereitung einer monatlichen Benchmark-Analyse je Abteilung mit Hinweis auf positive und negative Entwicklungen (Berücksichtigung der Zielvereinbarungen) 

Controlling / Audit

  • Überwachung von Zielvereinbarungen der Abteilungsleiter / Abteilungsbudgets.
  • Feststellung von Planabweichungen und entsprechende Unterrichtung des GF.
  • Überwachung von festgelegten und mit den Abteilung sleitern besprochenen Handlungsmaßnahmen.
  • Vorbereitung / Durchführung von „Sonder-Audits“ in den Abteilungen.
  • Feststellung von unregelmäßig hohen / niedrigen Aufwendungen und Absprache von Maßnahmen mit GF.
  • Feststellung von generellen Einsparpotenzialen.
  • Erstellung eines Datenraums zur langfristigen Vorbereitung von BMWi / DIHK-Prüfungen. 

Budgetierung

  • Unterstützung des GF bei der Erstellung eines Jahresbudgets AHK / DEinternational
  • Überprüfung der DEinternational / AHK Planungen (Umsatz / Direkte Kosten / Personalkosten / Gemeinkosten).
  • Unterstützung des GF bei der Erstellung von Jahresbudgets je Abteilung DEinternational / AHK
  • Entwicklung eines Forecasts mit Unterstützung der Abteilungsleiter.
  • Entwicklung eines Tools „Projektkalkulation“ je Abteilung. 

Finanzunterlagen

  • Entwicklung eines professionellen Ablagesystems mit IT-Unterstützung.
  • Entwicklung / Fertigstellung / Pflege eines Finanzhandbuchs Türkei. 

 
Audits (Unterstützung des Abteilungsleiters)

  • Vorbereitung / Begleitung von Steueraudits und / oder anderweitiger AHK-/ Delegations- und DEinternational-Audits
  • Abwicklung des Tagesgeschäfts der Deutsch- Türkischen Industrie- und Handelskammer inklusive Verbuchung von Geschäftsvorfällen, Bank, Kasse, Mahnwesen.
  • Unterstützung des Finanzleiters bei der Erstellung von Monats-/ Jahresbudgets
  • Controlling: Unterstützung des Finanzleiters bei der Erstellung und Bewertung von Monatsberichten
  • Mitwirkung an der Erstellung der Quartals- und Jahresabschlüsse inkl. Anhang und Lagebericht
  • Mitwirkung an der Erstellung der betrieblichen Jahressteuererklärungen
  • Mitwirkung an der Vorbereitung und Begleitung von Finanzprüfungen
  • Unterstützung der Prozessentwicklung Finanzwesen  

Administrative Affairs and Human Resources Manager

Sie verfügen über ein überdurchschnittlich erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium und haben bereits langjährige Berufserfahrung in HR Umfeld gesammelt.

  • Sie kennen das türkische Arbeitsvertragsgesetz und lokale Vorschriften in HR Bereich und sind mit den Anforderungen an die lokale Personalarbeit vertraut.
  • Sie sind zielorientiert und können in komplexen Strukturen denken und handeln.
  • Sie zeichnen sich durch Ihre hohe soziale sowie interkulturelle Kompetenz aus.
  • Sie sind eine kommunikationsstarke und offene Persönlichkeit, die mit hohem Engagement, Durchsetzungsvermögen und einer ausgeprägten Begeisterungsfähigkeit ihre Projekte verfolgt.
  • Sie beherrschen die türkische, deutsche und englische Sprache in Wort und Schrift und sind vertraut mit MS-Office.
  • Sie arbeiten gerne in internationalen Teams.

 

WESENTLICHE VERANTWORTLICHKEITEN: 


Personal

  • Personalplanung / Personal Entwicklung
  • Einstellung von Mitarbeitern nach Genehmigung durch GM: o Stellenausschreibung o Vor-Selektion von Kandidaten
  • Vorbereitung Vorstellungsgespräch, evtl. Teilnahme an Gesprächen
  • Einstellungsformalitäten inkl. Arbeitsvertrag und notwendige Anmeldungen oder beim Ausscheiden der Mitarbeiter, Abmeldung bei der Sozialversicherung
  • Einarbeitung neuer Mitarbeiter
  • Vertragsverlängerung und Vertragsanpassung
  • Kündigung und Vertragsbeendigung
  • Verlängerungen von Arbeits-und Aufenthaltsgenehmigungen
  • Einstellung und Verwaltung von Honorarkräften
  • Verwaltung der Mitarbeiterakten
  • Organisation der Arbeitssicherheit
  • Kontrolle der Aktualisierung von individuellen Arbeitsplatzbeschreibungen
  • Kontrolle der Erstellung von Zielvereinbarungen
  • Organisation der jährlichen Mitarbeitergespräche und Beurteilungen
  • Erstellung des Jahrestrainingsplans für alle Mitarbeiter
  • Organisation und Betreuung der Trainings für Mitarbeiter
  • Entwicklung und Betreuung von innerbetrieblichen Sonder-/Sozialleistungen
  • Einführung eines betrieblichen Vorschlagswesens
  • Organisation von Mitarbeiterveranstaltungen und Team Building Events
  • Organisation von Mitarbeiterversammlungen
  • Überwachung der Einhaltung von Büroregeln
  • Arbeitszeitkontrolle
  • Prüfen Urlaubs-/Überstunden-/Schulungsanträge
  • Ansprechpartner für allgemeine Bewerbungen
  • Bearbeitung von internen und externen Anfragen im Personalbereich


Gehaltsabrechnung

  • Vorbereitung und Abwicklung von Gehaltsabrechnungen
  • Vorbereitung und Abführung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge
  • Unterstützung der Finanzabteilung in allen Fragen der Personalaufwendungen
  • Personalkostenplanung
  • Personakostenberechnung
  • Entwicklung von Entgeltsystemen
  • Erstellung von Gehaltsbändern für alle Positionen im Unternehmen
  • Unterstützung für die jährliche Wirtschaftsprüfung bgzl. Personalbereich und der Gehaltsabrechnung


Verwaltung

  • Überprüfung des Bedarfs an Büromaterial und Beschaffung
  • Anschaffungen im investiven Bereich (außer EDV)
  • Verfolgung von Wartungsverträgen und Büroversicherungen
  • Verfolgung von Abonnements der Zeitschriften und Zeitungen
  • Organisation von Reparaturen im Büro für laufende Unterhaltung der Büroräume und des Inventars, Umbau/Renovierung
  • Führung der Inventarliste, Berechnung von Abschreibungen
  • Bearbeitung sonstiger Verwaltungsaufgaben


Assistent/in des Geschäftsführenden Vorstandsmitglieds 

  • Korrespondenz intern und extern mit Kunden, Kollegen, öffentlichen Einrichtungen und Unternehmensvertretern, wie z.B. Anfragen zeitgemäß bearbeiten und kategorisieren
  • Zuständig für die Einhaltung, Aktualisierung des Zeitplans/Kalenders und Absenden von Mitteilungen diesbezüglich, wie z.B. vorab Briefing des Geschäftsführenden Vorstandsmitglieds über den/die Gesprächspartner
  • Verantwortlich für Koordination und Planung in den Umsetzungsphasen von Projekten, inkl. Planung von Reisen und evtl. Übersetzungen von Texten
  • und Erledigung weiterer Sekretariatsaufgaben implizit für das Assistieren

Zusammenfassung

Es ist unser Ziel, den in Deutschland und in der Türkei sitzenden internen und externen Kunden einen exzellenten Service zu garantieren. Daher ist es von überragender Bedeutung, dass die Mitglieder unserer Organisation die in der

Arbeitsplatzbeschreibung / Job Descriptionaufgeführten Aufgabenstellungen erkennen und anerkennen.

ARBEITSBEDINGUNGEN

Diese gelten als normal in einem funktionalen Büro. Die auf Team-orientierte Handlungsweisen ausgerichtete Firmenphilosophie bedingt eine regelmäßige Interaktion mit unseren Kollegen und uns nahestehenden Partnern.

VERGÜTUNG

Es wird auf den Arbeitsvertrag Bezug genommen.